Integritetspolicy

1. Inledning

Din personliga integritet är viktig för oss.

I denna integritetspolicy förklarar vi hur BasStäd samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter. Policyn beskriver också vilka rättigheter du har enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, den allmänna dataskyddsförordningen, vanligtvis kallad GDPR.

Integritetspolicyn gäller när du exempelvis:

• besöker vår webbplats,
• kontaktar oss via telefon, e-post eller kontaktformulär,
• begär information eller offert,
• beställer eller använder våra tjänster,
• representerar en kund, leverantör eller samarbetspartner,
• söker arbete hos oss,
• kommunicerar med oss i andra ärenden,
• eller på annat sätt lämnar personuppgifter till BasStäd.

Vi behandlar endast personuppgifter när det finns ett tydligt och legitimt ändamål samt en giltig rättslig grund.

2. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna integritetspolicy är:

Företagsnamn: BasStäds I Stockholm AB
Organisationsnummer: 556576-3868
Postadress: Virebergsvägen 6A, 169 31 Solna
Telefon: 08-711 05 90
E-post: info@basstad.se
Webbplats: www.basstad.se

BasStäd ansvarar för att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Frågor om vår behandling av personuppgifter kan skickas till info@basstad.se.

3. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person.

Exempel på personuppgifter är:

• namn,
• adress,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• personnummer,
• IP-adress,
• fotografier,
• arbetsuppgifter,
• befattning,
• kundnummer,
• betalningsuppgifter,
• meddelanden och korrespondens,
• samt uppgifter om hur en person använder en webbplats.

Information om ett företag är normalt inte en personuppgift. Uppgifter om kontaktpersoner, firmatecknare, anställda eller andra personer som företräder ett företag kan däremot vara personuppgifter.

4. Grundläggande principer för vår behandling

När vi behandlar personuppgifter följer vi de grundläggande principerna i GDPR.

Det innebär bland annat att vi:

• behandlar personuppgifter lagligt, korrekt och öppet,
• samlar in personuppgifter för tydliga och berättigade ändamål,
• inte använder uppgifterna på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål,
• endast samlar in de uppgifter som är nödvändiga,
• arbetar för att uppgifterna ska vara korrekta och aktuella,
• inte sparar personuppgifter längre än vad som behövs,
• skyddar uppgifterna genom lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder,
• samt kan visa att vår behandling följer dataskyddslagstiftningen.

5. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur du kommer i kontakt med oss och vilken relation du har till BasStäd.

5.1 När du besöker vår webbplats

När du besöker vår webbplats kan vi behandla teknisk information om besöket, exempelvis:

• IP-adress,
• typ av enhet,
• webbläsare och webbläsarversion,
• operativsystem,
• språk- och tidsinställningar,
• besökta sidor,
• datum och tid för besöket,
• hänvisande webbplats eller sökmotor,
• ungefärlig geografisk plats,
• tekniska loggar,
• samt information om hur webbplatsen används.

Vissa uppgifter samlas in genom nödvändiga tekniska funktioner och serverloggar. Andra uppgifter kan samlas in genom cookies eller liknande teknik, beroende på vilka val du gör i webbplatsens cookieinställningar.

5.2 När du kontaktar oss

När du kontaktar oss via formulär, e-post, telefon eller på annat sätt kan vi behandla:

• namn,
• företagsnamn eller organisation,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• adress eller ort,
• vilken tjänst du är intresserad av,
• information om lokal, fastighet eller bostad,
• önskat datum, omfattning eller städfrekvens,
• innehållet i ditt meddelande,
• samt annan information som du frivilligt lämnar till oss.

Vi ber dig att inte skicka känsliga personuppgifter eller andra uppgifter som inte är nödvändiga för att vi ska kunna hantera ditt ärende.

5.3 När du begär en offert

När du begär en offert kan vi behandla:

• namn och kontaktuppgifter,
• företagsnamn,
• organisationsnummer,
• faktureringsuppgifter,
• uppgifter om kontaktpersoner,
• adressen där tjänsten ska utföras,
• typ av lokal eller fastighet,
• lokalens eller bostadens storlek,
• önskad städtjänst,
• städfrekvens,
• tillträdesinformation,
• särskilda önskemål,
• kommunikation kring offertförfrågan,
• samt annan information som behövs för att ta fram ett relevant förslag.

5.4 När du blir kund

När du eller organisationen du företräder anlitar BasStäd kan vi behandla:

• namn,
• befattning,
• företagsnamn,
• organisationsnummer,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• postadress,
• fakturaadress,
• kundnummer,
• avtalsuppgifter,
• beställningshistorik,
• uppgifter om utförda tjänster,
• kontakt- och kommunikationshistorik,
• betalnings- och faktureringsuppgifter,
• information om arbetsplatsen eller objektet,
• tillträdesinstruktioner,
• nyckel- eller passerkortshantering,
• kvalitetskontroller,
• avvikelser, synpunkter och reklamationer,
• samt annan information som är nödvändig för att genomföra och följa upp uppdraget.

Vi behandlar normalt inte fullständiga kortuppgifter. Om elektronisk betalning används behandlas betalningsinformationen normalt av den aktuella betalningsleverantören.

5.5 Kontaktpersoner hos företag och organisationer

Om du representerar ett företag, en bostadsrättsförening, en fastighetsägare, en kommun, en skola, en leverantör eller en annan organisation kan vi behandla:

• namn,
• arbetsgivare eller organisation,
• befattning,
• professionella kontaktuppgifter,
• ansvarsområde,
• information om möten och överenskommelser,
• offert- och avtalsinformation,
• samt kommunikation som rör samarbetet.

5.6 Leverantörer och samarbetspartner

När vi samarbetar med en leverantör eller annan affärspartner kan vi behandla:

• namn,
• befattning,
• företagsnamn,
• kontaktuppgifter,
• betalningsuppgifter,
• avtalsuppgifter,
• fakturauppgifter,
• mötesanteckningar,
• samt övrig affärsrelaterad kommunikation.

5.7 När du söker arbete hos oss

När du skickar in en jobbansökan eller intresseanmälan kan vi behandla:

• för- och efternamn,
• personnummer eller födelsedatum, om det efterfrågas,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• bostadsort,
• körkortsuppgifter,
• språkkunskaper,
• tidigare arbetslivserfarenhet,
• utbildning,
• tillgänglighet och önskade arbetstider,
• vilken typ av arbete du är intresserad av,
• CV,
• personligt brev,
• referenser,
• svar som du lämnar i ansökningsformuläret,
• anteckningar från intervjuer och kontakter,
• samt andra uppgifter som du själv lämnar i samband med rekryteringen.

Referenspersoner bör vara informerade om att deras kontaktuppgifter lämnas till oss.

Vi ber dig att inte lämna känsliga personuppgifter i din ansökan om de inte är direkt efterfrågade och nödvändiga för rekryteringsprocessen.

5.8 Vid reklamationer, klagomål och rättsliga ärenden

Om du lämnar en synpunkt, gör en reklamation eller om en rättslig fråga uppstår kan vi behandla:

• namn och kontaktuppgifter,
• kund- och avtalsuppgifter,
• uppgifter om utfört uppdrag,
• korrespondens,
• fotografier eller dokumentation,
• uppgifter om eventuella skador eller avvikelser,
• ersättningskrav,
• samt andra uppgifter som behövs för att utreda och hantera ärendet.

5.9 Kameraövervakning

BasStäd använder för närvarande inte kameraövervakning i sina egna lokaler.

Våra medarbetare kan i vissa fall arbeta i lokaler eller fastigheter där kunden, fastighetsägaren eller en annan aktör använder kameraövervakning. Den aktör som bestämmer ändamålet med kameraövervakningen och hur den genomförs är normalt personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter.

Information om sådan kameraövervakning ska lämnas av den ansvariga aktören, exempelvis genom tydlig skyltning och kompletterande information om behandlingen.

Om BasStäd i framtiden skulle använda kameraövervakning kommer information att lämnas på den plats där övervakningen sker och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

6. Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi kan samla in personuppgifter:

• direkt från dig,
• genom formulär på webbplatsen,
• genom e-post, telefon eller annan kommunikation,
• i samband med möten, offertförfrågningar och avtal,
• från det företag eller den organisation du företräder,
• från en kund, leverantör eller samarbetspartner,
• från referenspersoner i samband med rekrytering,
• från offentliga register och offentligt tillgängliga källor,
• från kreditupplysningsföretag, när det är relevant och tillåtet,
• från tekniska loggar, cookies och liknande teknik,
• samt från våra leverantörer och system, när det är nödvändigt för att administrera relationen.

När vi får personuppgifter från någon annan än dig informerar vi dig i enlighet med tillämplig lagstiftning, om inte ett undantag gäller.

7. Ändamål och rättsliga grunder

Vi behandlar personuppgifter för de ändamål och med de rättsliga grunder som anges nedan.

7.1 Besvara frågor och hantera kontaktförfrågningar

Ändamål:

• ta emot och besvara frågor,
• hantera kontaktförfrågningar,
• lämna information om våra tjänster,
• samt följa upp tidigare kommunikation.

Rättslig grund:

Berättigat intresse. Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med personer som kontaktar oss och tillhandahålla relevant service.

Om kontakten sker inför ett eventuellt avtal kan behandlingen även vara nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.

7.2 Hantera offertförfrågningar

Ändamål:

• bedöma kundens behov,
• planera ett möjligt uppdrag,
• ta fram och skicka offert,
• följa upp offerten,
• samt dokumentera överenskommelser.

Rättslig grund:

Åtgärder innan avtal ingås och berättigat intresse.

När förfrågan görs av en kontaktperson hos ett företag eller en organisation grundas behandlingen normalt på vårt berättigade intresse av att kunna administrera och utveckla affärsrelationen.

7.3 Genomföra beställda tjänster

Ändamål:

• ingå och administrera avtal,
• planera och utföra städtjänster,
• samordna personal och arbetsuppgifter,
• administrera tillträde till lokaler,
• kommunicera med kunden,
• följa upp kvalitet,
• hantera ändringar, avvikelser och reklamationer,
• samt fullgöra våra skyldigheter enligt avtalet.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal.

För kontaktpersoner hos juridiska personer grundas behandlingen normalt på berättigat intresse av att kunna genomföra och administrera avtalsförhållandet med organisationen.

7.4 Fakturering, betalning och bokföring

Ändamål:

• skapa och skicka fakturor,
• registrera och följa upp betalningar,
• hantera påminnelser och fordringar,
• genomföra ekonomisk administration,
• samt uppfylla bokförings- och skatterättsliga krav.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.

7.5 Kundservice och kvalitetsuppföljning

Ändamål:

• ge kundservice,
• följa upp genomförda tjänster,
• dokumentera kvalitetskontroller,
• hantera synpunkter och reklamationer,
• förbättra våra tjänster,
• samt förebygga återkommande avvikelser.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal och berättigat intresse.

Vårt berättigade intresse är att säkerställa en hög och jämn kvalitet samt utveckla vår verksamhet.

7.6 Säkerhet och tillträdesadministration

Ändamål:

• administrera nycklar, larmkoder och passerkort,
• planera behörighet till kunders lokaler,
• dokumentera utlämning och återlämning,
• förebygga obehörig åtkomst,
• samt utreda säkerhetsincidenter.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal och berättigat intresse.

Vårt berättigade intresse är att skydda kunders lokaler, våra medarbetare, vår verksamhet och andra berörda personer.

Tillträdesuppgifter hanteras med särskild försiktighet och görs endast tillgängliga för personer som behöver dem för sitt arbete.

7.7 Rekrytering

Ändamål:

• ta emot och administrera ansökningar,
• bedöma kvalifikationer och lämplighet,
• genomföra intervjuer,
• kontakta referenser,
• kommunicera med sökande,
• fatta rekryteringsbeslut,
• samt dokumentera rekryteringsprocessen.

Rättslig grund:

Åtgärder innan ett eventuellt anställningsavtal ingås och berättigat intresse.

Vårt berättigade intresse är att kunna rekrytera lämpliga medarbetare och dokumentera rekryteringsprocessen.

Om vi vill spara din ansökan för framtida rekryteringar efter att den aktuella processen är avslutad kan vi be om ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke.

7.8 Hantera rättsliga krav

Ändamål:

• fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk,
• hantera tvister,
• hantera försäkringsärenden,
• utreda incidenter,
• samt skydda våra rättigheter och intressen.

Rättslig grund:

Berättigat intresse och, när det är tillämpligt, rättslig förpliktelse.

7.9 Utveckla och skydda webbplatsen

Ändamål:

• säkerställa att webbplatsen fungerar korrekt,
• upptäcka tekniska fel,
• skydda webbplatsen mot intrång, skadlig kod och missbruk,
• analysera serverloggar,
• förbättra funktionalitet, innehåll och användarupplevelse,
• samt ta fram aggregerad statistik.

Rättslig grund:

Berättigat intresse för nödvändiga tekniska funktioner och säkerhetsåtgärder.

För icke-nödvändiga cookies, analysverktyg och marknadsföringsteknik grundas behandlingen på samtycke när sådant samtycke krävs.

7.10 Marknadsföring

Vi kan använda kontaktuppgifter för att skicka relevant information om våra tjänster till befintliga eller potentiella företagskunder.

Ändamål:

• informera om våra tjänster,
• följa upp tidigare kundrelationer,
• genomföra relevant direktmarknadsföring,
• samt utveckla våra affärsrelationer.

Rättslig grund:

Berättigat intresse eller samtycke, beroende på mottagare, kommunikationskanal och tillämpliga regler.

Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring. Varje elektroniskt marknadsföringsmeddelande ska innehålla en tydlig möjlighet att avregistrera sig.

8. När behandlar vi känsliga personuppgifter?

Känsliga personuppgifter omfattar bland annat uppgifter om:

• hälsa,
• etniskt ursprung,
• politiska åsikter,
• religiös eller filosofisk övertygelse,
• medlemskap i fackförening,
• sexualliv eller sexuell läggning,
• genetiska uppgifter,
• samt biometriska uppgifter som används för unik identifiering.

BasStäd har normalt inte behov av att samla in känsliga personuppgifter från webbplatsbesökare, kunder eller kontaktpersoner.

Vi ber dig därför att inte lämna känsliga personuppgifter i fritextfält, e-postmeddelanden, offertförfrågningar eller jobbansökningar, om uppgifterna inte är nödvändiga och särskilt efterfrågade.

Om vi behöver behandla känsliga personuppgifter gör vi det endast när det finns stöd i tillämplig dataskyddslagstiftning och när lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits.

9. Personnummer

Personnummer behandlas endast när det är tydligt motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

Vid rekrytering bör personnummer endast samlas in när det faktiskt behövs. I tidiga skeden av en rekryteringsprocess kan födelsedatum eller annan identifieringsinformation ofta vara tillräcklig.

Personnummer visas inte öppet och tillgången till uppgifterna begränsas till behöriga personer.

10. Automatiserade beslut och profilering

BasStäd använder normalt inte automatiserat beslutsfattande som medför rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.

Vi fattar exempelvis inte rekryteringsbeslut enbart genom automatiserad behandling utan mänsklig bedömning.

Om vi i framtiden börjar använda automatiserat beslutsfattande eller profilering på ett sätt som omfattas av GDPR kommer vi att informera berörda personer om detta.

11. Cookies och liknande teknik

Vår webbplats kan använda cookies och liknande teknik.

En cookie är en liten textfil som lagras på din dator, mobiltelefon eller annan enhet när du besöker en webbplats.

Cookies kan exempelvis användas för att:

• webbplatsen ska fungera tekniskt,
• komma ihåg dina val,
• förbättra säkerheten,
• mäta trafik och användning,
• analysera hur webbplatsen fungerar,
• anpassa innehåll,
• samt genomföra marknadsföring.

11.1 Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies krävs för att webbplatsen och dess grundläggande funktioner ska fungera korrekt.

Dessa cookies kan exempelvis användas för:

• säkerhet,
• sessionshantering,
• formulärfunktioner,
• cookieinställningar,
• belastningsutjämning,
• samt skydd mot spam och missbruk.

Nödvändiga cookies kräver normalt inte samtycke eftersom webbplatsen inte kan fungera på avsett sätt utan dem.

11.2 Analyscookies

Analyscookies kan användas för att samla in statistik om hur besökare använder webbplatsen.

De kan exempelvis ge information om:

• vilka sidor som besöks,
• hur länge besökare stannar,
• hur besökare hittar webbplatsen,
• vilka enheter och webbläsare som används,
• samt om tekniska fel uppstår.

Analyscookies används endast efter ditt samtycke när samtycke krävs.

11.3 Marknadsföringscookies

Marknadsföringscookies kan användas för att mäta kampanjer eller visa mer relevant annonsering.

Sådana cookies kan innebära att information delas med externa annons- eller plattformsleverantörer.

Marknadsföringscookies aktiveras endast efter ditt samtycke när samtycke krävs.

11.4 Hantera cookieinställningar

När du besöker webbplatsen kan du få möjlighet att:

• acceptera samtliga cookies,
• avvisa icke-nödvändiga cookies,
• eller anpassa dina val.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke genom webbplatsens cookieinställningar.

Mer information om vilka cookies som används, deras leverantörer, ändamål och lagringstid ska finnas i vår separata cookiepolicy eller i webbplatsens verktyg för cookieinställningar.

12. Kontaktformulär och skydd mot spam

När du använder ett formulär på webbplatsen behandlar vi de uppgifter du fyller i för att kunna ta emot, administrera och besvara din förfrågan.

Formulären kan använda tekniska säkerhetsfunktioner, exempelvis:

• validering av formulärfält,
• honeypot-fält,
• tidsbaserade kontroller,
• IP-loggning,
• blockering av misstänkt aktivitet,
• eller externa spam- och säkerhetstjänster.

Sådan behandling sker för att skydda webbplatsen, våra system och våra kommunikationskanaler mot spam, automatiserade angrepp och missbruk.

Skicka inte känsliga eller sekretessbelagda uppgifter genom webbplatsens formulär om vi inte uttryckligen har bett om dem.

13. Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi säljer inte dina personuppgifter.

Vi kan däremot dela personuppgifter med mottagare som behöver uppgifterna för att vi ska kunna bedriva verksamheten, fullgöra avtal, uppfylla rättsliga skyldigheter eller skydda våra rättigheter.

13.1 IT- och driftleverantörer

Vi kan dela personuppgifter med leverantörer av:

• webbhotell och serverdrift,
• domän- och DNS-tjänster,
• e-posttjänster,
• IT-support,
• säkerhetskopiering,
• cybersäkerhet,
• systemunderhåll,
• molntjänster,
• CRM-system,
• kund- och ärendehanteringssystem,
• samt andra tekniska tjänster.

Dessa leverantörer behandlar normalt personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner.

13.2 Webbplats- och analysleverantörer

Beroende på vilka funktioner som används på webbplatsen kan uppgifter delas med leverantörer av:

• webbpubliceringssystem,
• formulärverktyg,
• cookiehantering,
• analysverktyg,
• kartfunktioner,
• inbäddade medier,
• typsnitt,
• spamfilter,
• säkerhetstjänster,
• samt andra webbplatsfunktioner.

Aktuella leverantörer ska framgå av webbplatsens cookieinställningar eller cookiepolicy.

13.3 Ekonomi- och betalningsleverantörer

Vi kan dela uppgifter med:

• bokföringssystem,
• redovisningskonsulter,
• revisorer,
• banker,
• betalningsleverantörer,
• faktureringstjänster,
• inkassoföretag,
• samt kreditupplysningsföretag.

13.4 Myndigheter

Vi kan lämna personuppgifter till myndigheter när:

• vi är skyldiga enligt lag,
• det krävs enligt ett myndighetsbeslut,
• det behövs för att uppfylla skatte- eller bokföringsregler,
• det krävs för att hantera en rättslig process,
• eller när det är nödvändigt för att förebygga eller utreda brott.

13.5 Juridiska rådgivare och försäkringsbolag

Personuppgifter kan lämnas till juridiska rådgivare, försäkringsbolag eller andra professionella rådgivare när det behövs för att:

• hantera avtal,
• utreda incidenter,
• hantera försäkringsärenden,
• lösa tvister,
• eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

13.6 Företagsöverlåtelse eller omorganisation

Om hela eller delar av verksamheten säljs, omorganiseras eller överlåts kan relevanta personuppgifter delas med potentiella eller slutliga köpare, rådgivare eller andra berörda aktörer.

Sådan behandling sker endast när den är tillåten och med lämpliga sekretess- och säkerhetsåtgärder.

14. Personuppgiftsbiträden

När en extern leverantör behandlar personuppgifter för BasStäds räkning fungerar leverantören som personuppgiftsbiträde.

Vi anlitar endast leverantörer som bedöms kunna ge tillräckliga garantier för att behandlingen sker säkert och i enlighet med GDPR.

Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträden när det krävs.

Avtalen reglerar bland annat:

• vilka personuppgifter som får behandlas,
• för vilka ändamål behandlingen får ske,
• hur uppgifterna ska skyddas,
• vilka instruktioner leverantören ska följa,
• hur incidenter ska hanteras,
• hur underleverantörer får användas,
• samt vad som ska ske med uppgifterna när samarbetet upphör.

15. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, EES.

Vissa av våra leverantörer eller deras underleverantörer kan dock vara etablerade utanför EU/EES eller använda teknisk infrastruktur i andra länder.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen har stöd i GDPR.

Det kan exempelvis ske genom:

• ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå,
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler,
• kompletterande tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder,
• eller någon annan laglig överföringsmekanism.

Du kan kontakta oss om du vill ha mer information om vilka skyddsåtgärder som används vid en viss överföring.

16. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för det ändamål som uppgifterna samlades in för.

Lagringstiden beror bland annat på:

• vilken typ av uppgift det gäller,
• varför vi behandlar uppgiften,
• om det finns ett aktivt kund- eller avtalsförhållande,
• vilka rättsliga skyldigheter vi har,
• preskriptions- och reklamationsfrister,
• samt om uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

När uppgifterna inte längre behövs raderas, anonymiseras eller avidentifieras de på ett säkert sätt.

16.1 Kontaktförfrågningar

Uppgifter i vanliga kontaktförfrågningar sparas normalt så länge som det behövs för att besvara och följa upp ärendet.

Om kontakten inte leder till ett fortsatt kund- eller avtalsförhållande raderas uppgifterna normalt inom 24 månader, om det inte finns skäl att spara dem längre.

16.2 Offertförfrågningar

Offertunderlag och kommunikation som inte leder till avtal sparas normalt i 24 månader efter den senaste kontakten.

Uppgifterna kan sparas längre om det behövs för att hantera återkommande förfrågningar, dokumentera affärskommunikation eller skydda våra rättsliga intressen.

16.3 Kund- och avtalsuppgifter

Kund- och avtalsuppgifter sparas under den tid kundrelationen pågår och därefter så länge uppgifterna behövs för:

• garanti- och reklamationsärenden,
• uppföljning,
• rättsliga krav,
• bokföring,
• skatt,
• eller andra rättsliga skyldigheter.

16.4 Bokföringsmaterial

Uppgifter som ingår i bokföringsmaterial sparas enligt de lagringstider som följer av bokföringslagstiftningen.

16.5 Rekryteringsuppgifter

Ansökningshandlingar, uppgifter från intervjuer, referenser och andra rekryteringsanteckningar sparas under den tid som rekryteringsprocessen pågår.

Om du inte erbjuds anställning sparas uppgifterna normalt i upp till två år efter att rekryteringsprocessen har avslutats, i den utsträckning det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna.

Om vi vill spara din ansökan längre för framtida rekryteringsmöjligheter ber vi normalt om ditt samtycke.

16.6 Teknisk information och serverloggar

Tekniska loggar och säkerhetsrelaterad information sparas normalt under en begränsad period, exempelvis 180 dagar, om inte uppgifterna behövs längre för att utreda ett fel, säkerhetsincident eller missbruk.

16.7 Cookieuppgifter

Lagringstiden för cookies varierar.

Vissa cookies raderas när du stänger webbläsaren, medan andra sparas under en bestämd period. Mer detaljerad information ska finnas i webbplatsens cookieinställningar eller separata cookiepolicy.

16.8 Rättsliga anspråk

Om en tvist, reklamation, skada, betalningsfråga eller annan rättslig fråga uppstår kan relevanta uppgifter sparas till dess att ärendet är slutligt löst och tillämpliga preskriptionsfrister har löpt ut.

17. Hur skyddar vi personuppgifter?

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot:

• obehörig åtkomst,
• otillåten användning,
• förlust,
• manipulation,
• oavsiktlig radering,
• spridning,
• förstöring,
• samt andra former av otillåten behandling.

Säkerhetsåtgärderna kan bland annat omfatta:

• åtkomstbegränsning,
• individuella användarkonton,
• starka lösenord,
• multifaktorautentisering där det är lämpligt,
• behörighetsstyrning,
• krypterad kommunikation,
• HTTPS och SSL-certifikat,
• brandväggar och säkerhetsverktyg,
• säkerhetskopiering,
• uppdatering av system och programvara,
• loggning och övervakning,
• skydd mot skadlig kod och spam,
• rutiner för nycklar och passerkort,
• sekretessåtaganden,
• intern utbildning,
• samt rutiner för incidenthantering.

Tillgång till personuppgifter begränsas till medarbetare och leverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.

18. Personuppgiftsincidenter

En personuppgiftsincident kan exempelvis innebära att personuppgifter:

• förstörs,
• går förlorade,
• ändras,
• lämnas ut till obehöriga,
• eller blir åtkomliga för personer som saknar behörighet.

Vi har rutiner för att upptäcka, bedöma, dokumentera och hantera personuppgiftsincidenter.

Om en incident sannolikt medför en risk för enskildas rättigheter och friheter anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten inom den tid som lagen kräver.

Om incidenten sannolikt medför en hög risk för berörda personer informerar vi även dessa personer när det krävs.

19. Dina rättigheter

Du har ett antal rättigheter enligt GDPR.

Rättigheterna är inte alltid absoluta. I vissa situationer kan lagstiftning, sekretess, rättsliga krav eller andra omständigheter innebära att en begäran helt eller delvis inte kan tillgodoses.

19.1 Rätt till information

Du har rätt att få tydlig information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Denna integritetspolicy är en del av den informationen.

19.2 Rätt till tillgång

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig.

Om vi gör det kan du begära:

• en kopia av personuppgifterna,
• information om ändamålen med behandlingen,
• vilka kategorier av personuppgifter som behandlas,
• vilka mottagare uppgifterna har lämnats till,
• hur länge uppgifterna planeras att sparas,
• varifrån uppgifterna kommer,
• samt annan information som följer av GDPR.

Rätten till en kopia får inte påverka andra personers rättigheter och friheter negativt.

19.3 Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.

Kontakta oss om du upptäcker att någon uppgift om dig är felaktig.

19.4 Rätt till radering

Du kan i vissa fall begära att dina personuppgifter raderas.

Det kan exempelvis gälla om:

• uppgifterna inte längre behövs,
• du återkallar ett samtycke och det saknas annan rättslig grund,
• du invänder mot behandlingen och det saknas tyngre berättigade skäl,
• eller uppgifterna har behandlats olagligt.

Rätten till radering gäller inte alltid.

Vi kan behöva behålla uppgifter för att:

• uppfylla en rättslig skyldighet,
• fullgöra avtal,
• hantera bokföring och skatt,
• eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

19.5 Rätt till begränsning

Du kan i vissa fall begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Det kan exempelvis gälla medan:

• vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta,
• vi bedömer en invändning,
• eller du behöver uppgifterna för ett rättsligt anspråk trots att vi annars skulle radera dem.

När behandlingen är begränsad får uppgifterna, med vissa undantag, endast lagras eller behandlas för särskilda tillåtna ändamål.

19.6 Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.

Om du invänder måste vi upphöra med behandlingen, om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

Vi kan också fortsätta behandlingen om uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

19.7 Rätt att invända mot direktmarknadsföring

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring.

Om du invänder mot direktmarknadsföring upphör vi med sådan behandling.

19.8 Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat kan du i vissa fall ha rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Du kan i vissa fall också begära att uppgifterna överförs direkt till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt.

19.9 Rätt att återkalla samtycke

Om en behandling grundas på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket.

Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.

När samtycket återkallas upphör vi med den aktuella behandlingen, om vi inte har en annan rättslig grund för att fortsätta.

19.10 Rättigheter vid automatiserade beslut

Du har i vissa fall rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig betydligt.

BasStäd använder normalt inte sådana automatiserade beslut.

20. Så utövar du dina rättigheter

För att utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss:

E-post: info@basstad.se
Telefon: 08-711 05 90
Postadress: Virebergsvägen 6A, 169 31 Solna

Ange gärna:

• ditt namn,
• vilka uppgifter eller vilken behandling din begäran gäller,
• vilken rättighet du vill utöva,
• samt hur vi kan kontakta dig.

För att skydda dina personuppgifter kan vi behöva kontrollera din identitet innan vi hanterar begäran.

Vi ber inte om fler identifieringsuppgifter än vad som är nödvändigt.

Vi hanterar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om begäran är komplicerad eller om vi har fått många begäranden kan tidsfristen i vissa fall förlängas. I sådana fall informerar vi dig om detta och förklarar orsaken.

Det är normalt kostnadsfritt att utöva sina rättigheter. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt om den upprepas ofta, kan vi i vissa fall ta ut en rimlig avgift eller avslå begäran.

21. Rätt att lämna klagomål

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
Webbplats: www.imy.se

Vi uppskattar om du kontaktar oss först så att vi får möjlighet att undersöka och försöka lösa frågan.

22. Länkar till externa webbplatser

Vår webbplats kan innehålla länkar till andra webbplatser eller externa tjänster.

BasStäd ansvarar inte för hur externa webbplatser behandlar personuppgifter.

När du lämnar vår webbplats rekommenderar vi att du läser integritetspolicyn för den webbplats eller tjänst du besöker.

23. Sociala medier

BasStäd kan finnas på sociala medier eller andra externa plattformar.

När du besöker, följer eller kontaktar oss genom en sådan plattform behandlas personuppgifter både av BasStäd och av plattformsleverantören.

Plattformsleverantören kan behandla uppgifter enligt sina egna villkor och sin egen integritetspolicy.

Beroende på hur plattformen används kan BasStäd och plattformsleverantören i vissa situationer ha ett gemensamt ansvar för delar av behandlingen.

Vi rekommenderar att du läser respektive plattforms integritetspolicy och använder plattformens integritetsinställningar.

24. Barns personuppgifter

Våra tjänster och vår webbplats riktar sig inte särskilt till barn.

Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn genom webbplatsen, annat än när det är nödvändigt och det finns en giltig rättslig grund.

Om du är vårdnadshavare och tror att ett barn har lämnat personuppgifter till oss utan tillräcklig grund kan du kontakta oss på info@basstad.se.

25. Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy om:

• vår verksamhet förändras,
• vi börjar använda nya system eller tjänster,
• vår behandling av personuppgifter förändras,
• lagstiftning eller myndighetsvägledning ändras,
• eller vi behöver förtydliga informationen.

Den senaste versionen finns alltid publicerad på vår webbplats.

Om vi gör väsentliga förändringar kan vi informera om detta genom ett meddelande på webbplatsen eller genom direkt kommunikation när det är lämpligt.

26. Kontakt

Har du frågor om denna integritetspolicy eller om hur vi behandlar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

BasStäds I Stockholm AB
Organisationsnummer: 556576-3868
Adress: Virebergsvägen 6A, 169 31 Solna
Telefon: 08-711 05 90
E-post: info@basstad.se
Webbplats: www.basstad.se

Senast uppdaterad: 17 juli 2026